Privacy
Verklaring

Informatie over persoonsgegevens en de verwerking ervan

Gegevensverwerking en verantwoordelijkheid

Onder ‘verwerking’ verstaan wij elke handeling die gebeurt met persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, bewaren, raadplegen, gebruiken, mededelen via verspreiding, wissen, archiveren of vernietigen van deze gegevens.

Top Motors is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Elke vraag omtrent dit onderwerp kunt u ons via briefwisseling stellen op het adres hierboven of elektronisch via: marketing@topmotors.be. Tot Top Motors behoren (niet limitatief): Top Motors Wevelgem (BE 0665.611.426), Garage Carrosserie Vanhoonacker NV (BE 0426.079.131), Vergotte Garage Karrosserie (BE 0407.820.365), Vanderhaeghen NV (BE 0439.660.319). Hierna “Top Motors” genoemd.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Onder ‘persoonsgegevens’ wordt alle informatie verstaan betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

De persoonsgegevens die wij verwerken, zijn de gegevens die u ons meedeelt, zoals gebruikersgegevens (bv.: naam, voornaam, geslacht, taal, adres, telefoonnummer, emailadres, leeftijd, bankrekeningnummer en vergelijkbare gegevens, kopie van uw identiteitskaart, hobby), technische gegevens die verband houden met uw voertuig (bv. chassisnummer, nummerplaat), lokalisatiegegevens indien van toepassing (bv. indien uw voertuig is uitgerust met een geolokalisatiedienst en u instemde met het gebruik van deze dienst) en gegevens die wij ontvangen wanneer u gebruik maakt van onze diensten (bv. kilometerstanden van uw voertuig, frequentie van bezoeken aan concessies, frequentie van bezoeken aan onze websites).

Wij gaan enkel over tot beslissingen op basis van automatisch verwerkte gegevens indien dit noodzakelijk is om een contract af te sluiten of uit te voeren (bv. bij de toekenning van een krediet) of indien u daarmee hebt ingestemd.

Wij verwerken geen zogeheten ‘gevoelige’ gegevens zoals gegevens die bijvoorbeeld betrekking hebben op (N.B. de lijst is waarschijnlijk niet exhaustief) uw ras of etnische afkomst, uw politieke, godsdienstige of filosofische overtuiging, uw leven en/of uw seksuele geaardheid en uw gezondheid. Mochten wij er ooit toe gebracht worden deze gegevens te verwerken, dan zullen wij dat enkel doen na uw expliciete toestemming en voor doeleinden die u op voorhand worden duidelijk gemaakt, of indien de verwerking ervan noodzakelijk is binnen het kader van het arbeidsrecht, de sociale zekerheid, de preventieve geneeskunde of de arbeidsgeneeskunde.

Voor welke doeleinden en op welke basis gebruiken wij de gegevens die u ons meedeelt?

Wij gebruiken de persoonsgegevens die u ons meedeelt voor diverse doeleinden zoals:

  • Binnen het kader van het beheer van onze contractuele relatie en de diensten die daaruit voortvloeien (bv. het gebruik van uw telefoongegevens om u te informeren over de voltooiing van de gevraagde werken aan uw voertuig of om onze producten en onze diensten te verbeteren, onder meer door feedback te vragen via tevredenheidenquêtes)
  • Voor de doeleinden waarvoor u ons uw toestemming hebt gegeven (bv. gebruik van uw e-mailadres als u ervoor geopteerd hebt om informatiebrieven over onze producten te ontvangen via dit kanaal)  Het uitvoeren van statistische analyses (bv. gebruik van uw anoniem gemaakte gegevens om de frequentie van de bezoeken aan onze werkplaatsen te onderzoeken)
  • Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen of reglementeringen waaraan we onderworpen zijn
  • Wanneer wij een rechtmatig belang hebben bij de verwerking ervan, onder meer binnen het kader van de preventie en bestrijding van fraude, er tegelijkertijd over wakend dat we het evenwicht bewaren tussen dit belang en de naleving van de persoonlijke levenssfeer
  • Op een pseudonieme manier voor commerciële doeleinden zonder dat de gegevens kunnen gelinkt worden aan uw persoon

Wij kunnen ertoe gebracht worden uw gegevens over te dragen binnen ondernemingen behorende tot Top Motors in het kader van de realisatie van de doeleinden hiervoor.

Wij maken de gegevens niet over aan derden, tenzij:

  • Aan de leden van het distributienetwerk van de merken die wij verdelen (constructeurs en hun aangesloten financiële ondernemingen, concessiehouders)
  • Wanneer we wettelijk verplicht zijn om dit te doen (bv. aan de Kredietcentrale van de Nationale Bank bij de toekenning van een krediet)
  • Wanneer dit ons wettelijk wordt toegestaan (bv. bij de overdracht van onze rechten en plichten bij een sessie van vorderingen)
  • Aan onderaannemers als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten (bv. elektronische archivering van de facturen)
  • Om ze te updaten (mededeling aan Bpost als post teruggestuurd wordt als gevolg van een adreswijziging)
  • Middels uw voorafgaande toestemming

Indien de verwerking van de gegevens, onder meer via een onderaannemer, impliceert dat de gegevens overgedragen worden buiten de Europese Unie, zullen wij erover waken uw gegevens te beschermen in overeenstemming met de geldende Europese wetgeving ter zake.

Wij vergewissen ons ervan dat elke derde aan wie wij uw gegevens zouden overdragen, deze - net zoals wij - op een veilige manier verwerkt door de nodige maatregelen te treffen om ze te beschermen.

Hoe beschermen wij uw gegevens en hoelang bewaren wij ze?

Wij treffen alle vereiste technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. Uw gegevens worden zolang bewaard als nodig voor de verwerking waarvoor ze werden verzameld.

Dit varieert naargelang van het einddoel, bijvoorbeeld:

  • 7 jaar voor documenten opgesteld in een boekhoudkundig/fiscaal kader
  • 8 jaar na het einde van de contractuele relatie voor bewijzen die bewaard worden in het kader van geschillendossiers
  • 8 jaar na de uitvoering van een commerciële actie die zonder gevolg is gebleven

Soms kan de termijn langer zijn, onder meer om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen of in geval van een geschil. Op het einde van de bewaarperiode worden de persoonsgegevens anoniem gemaakt, gewist of onbruikbaar gemaakt.

Welke rechten hebt u?

Voor de persoonsgegevens die wij verzamelen/die u ons meedeelt, gelden de volgende rechten:

  • Recht op toegang tot en overdraagbaarheid van uw gegevens: U hebt recht op toegang tot uw eigen persoonsgegevens. U hebt het recht om de bevestiging te krijgen dat uw gegevens wel of niet verwerkt worden, alsook om geïnformeerd te worden over de doeleinden waarvoor we ze verwerken, het type van verwerkte gegevens, de personen aan wie de gegevens worden meegedeeld en de bewaartermijn van deze gegevens. U hebt ook het recht om een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die u ons meedeelde en om die gegevens over te maken of door ons te laten overmaken aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
  • Recht op rechtzetting/schrapping - recht om vergeten te worden. U hebt het recht om de rechtzetting te vragen van uw eigen persoonsgegevens wanneer u vaststelt dat deze niet correct of niet volledig zijn. U hebt ook het recht om te vragen dat uw persoonsgegevens gewist worden wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld. Indien u uw goedkeuring gaf voor de verwerking van uw gegevens, hebt u op ieder ogenblik de mogelijkheid om deze goedkeuring in te trekken.
  • Recht op verzet tegen het gebruik van de gegevens voor marketingdoeleinden. U hebt het recht om u, zonder enige verantwoording, te verzetten tegen de verwerking van uw gegevens voor doeleinden van direct marketing of prospectie.
  • Recht op beperking van de verwerking. U hebt het recht de beperking van de verwerking van uw gegevens te verkrijgen als u de juistheid van de gegevens betwist, als u zich verzet tegen het wissen van de gegevens en in de plaats daarvan verzoekt om beperking van het gebruik ervan, of als wij de gegevens niet meer nodig hebben voor verwerking maar u ze nog nodig hebt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
  • Recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. U kunt desgewenst altijd een bezwaar omtrent de verwerking van uw gegevens indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (de vroegere Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer) op het onderstaande adres: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35 in 1000 Brussel - commission@privacycommission.be

De eerste 4 rechten kunnen uitgeoefend worden door met ons contact op te nemen op de adressen vermeld in de rubriek 'Gegevensverwerking en verantwoordelijkheid'.

Gegevens van onze Data Protection Officer

Om te garanderen dat onze verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming is met de geldende reglementering, werd een Data Protection officer aangesteld. U kunt deze bereiken via marketing@topmotors.be.